La AOO gestisce i procedimenti utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione, fornendo gli opportuni servizi di interoperabilità e integrazione (1). Pertanto, nell’avviare un procedimento di propria competenza, la AOO raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati relativi al medesimo procedimento, da chiunque formati (2)
Il fascicolo è un insieme ordinato di documenti, formato ai fini decisionali e informativi
Esso raccoglie, in ordine cronologico di sedimentazione, secondo modalità di attribuzione determinate autonomamente dalla AOO (3) nel Piano di fascicolazione, tutti i documenti – registrati e non – classificati nel sistema informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono stati formati
Il fascicolo documentale è un’aggregazione documentale formata obbligatoriamente, strutturata e univocamente identificata, preposta a contenere atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di un’attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento
La disciplina che regola il ciclo di vita del fascicolo è conforme ai principi di corretta gestione documentale ed alle norme concernenti la formazione, gestione e conservazione del documento informatico.
Il fascicolo può contenere, a sua volta, un un solo livello di sotto-fascicolazione
Il fascicolo documentale, in quanto unità di aggregazione fondamentale e indivisibile di un archivio, rappresenta lo strumento cardine del corretto esercizio del diritto di accesso. In un sistema totalmente digitalizzato, il fascicolo documentale informatico agevola la partecipazione del cittadino all’attività amministrativa e l’esercizio di forme di controllo sul perseguimento delle attività istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche (4) e semplifica l’azione delle amministrazioni coinvolte nel procedimento tramite la diretta consultazione e alimentazione del fascicolo stesso (5)