| Modalità di acquisizione | valore giuridico del documento | modalità operative | |
| acquisizione di duplicato informatico per via telematica o su supporto informatico (ad esempio: download di un documento dalla casella di posta elettronica, o trasferimento di documento da dispositivo di archiviazione esterno a PC) | il documento conserva lo stesso valore giuridico del documento informatico da cui è tratto se ottenuto mediante la memorizzazione della stessa evidenza informatica (stessa sequanza di valori binari) sullo stesso dispositivo o su dispositivo diverso | non è richiesta attestazione di conformità | |
| acquisizione di copia per immagine di documento analogico, su supporto informatico (ad esempio: scansione digitale di documento cartaceo) prodotta mediante processi e strumenti capaci di assicurare identico contenuto e forma rispetto all’originale. | il valore giuridico del documento sottoscritto digitalmente o accompagnato da sigillo elettronico è pari a quello del documento originale |
il pubblico ufficiale avente titolo ai sensi di legge attesta la conformità apponendo la propria firma digitale altrimenti, la conformità è attestata dall’apposizione del sigillo elettronico, previo inserimento del documento nel sistema di gestione documentale dell’ente, o dal versamento nel sistema di conservazione |
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| acquisizione della copia informatica di documento analogico (ad esempio: riversamento in formato digitale di documento di testo cartaceo tramite lettura OCR) | il valore giuridico della copia sottoscritta digitalmente da pubblico ufficiale o accompagnata da sigillo elettronico è pari a quello del documento originale |
il pubblico ufficiale avente titolo ai sensi di legge attesta la conformità apponendo la propria firma digitale altrimenti, la conformità è attestata dall’apposizione del sigillo elettronico, previo inserimento del documento nel sistema di gestione documentale dell’ente, o dal versamento nel sistema di conservazione |
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| acquisizione della copia informatica di documento informatico consistente in un documento dal medesimo contenuto dell’originale, ma dalla diversa evidenza informatica (ad esempio: trasformazione di un file da estensione .doc a .pdf) | il valore giuridico della copia sottoscritta digitalmente o accompagnata da sigillo elettronico è pari a quello del documento originale |
il pubblico ufficiale avente titolo ai sensi di legge attesta la conformità apponendo la propria firma digitale altrimenti, la conformità è attestata dall’apposizione del sigillo elettronico, previo inserimento del documento nel sistema di gestione documentale dell’ente, o dal versamento nel sistema di conservazione |
Nel caso in cui il documento informatico in via di acquisizione sia un’istanza (1) o una dichiarazione (2), esso è valido ed equivalente al documento sottoscritto con firma autografa in presenza del dipendente addetto al procedimento (3) se formato nel rispetto di almeno uno dei seguenti requisiti:
- se sottoscritte con firma digitale o firma elettronica avanzata
- se l’istante o il dichiarante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale SPID (4), CIE o CNS (5)
- se formate tramite il punto di accesso telematico per dispositivi mobili (App IO) (6)
- se sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento d’identità (3)
- se trasmesse dall’istante o dal dichiarante dal proprio domicilio digitale iscritto in uno degli elenchi previsti dal CAD
- in assenza di domicilio digitale iscritto, da un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta certificata o qualificata. In tale caso la trasmissione costituisce elezione di domicilio digitale speciale
Altrimenti, nel caso in cui la trasmissione di documenti riguardi delle pubbliche amministrazioni (7), la provenienza e validità del documento si intende verificata in caso di:
- sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica avanzata
- presenza di segnatura di protocollo
- possibilità di accertare altrimenti la provenienza, in conformità alla normativa vigente
- trasmissione con sistemi di PEC o di cooperazione applicativa (8)
(1) art. 65, comma 1, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82
(2) art. 38, commi 1 e 3, del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445
(3) art. 65, comma 2, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82
(4) art. 64, comma 2 bis, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82
(5) art. 65, comma 1, lettera b) bis del del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82
(7) art. 47 del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82
(8) art. 1, comma 1, lett. ee) del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82