Definizione e destinatari del documento
Il manuale di gestione documentale è un documento obbligatorio (1) che:
- disciplina la formazione, la gestione, la trasmissione, l’interscambio e l’accesso ai documenti informatici ed analogici della AOO nel rispetto della normativa in materia di trattamento di dati personali e di conservazione documentale
- descrive il sistema di gestione dei documenti della AOO e fornisce le istruzioni operative per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, dettagliando la normativa vigente in tema di registrazione di protocollo, assegnazione, classificazione, fascicolatura, conservazione e reperimento dei documenti
- affronta sia problematiche consolidate della gestione documentale, sia le nuove soluzioni proposte dal legislatore ai problemi posti in materia dalle nuove tecnologie, muovendo nell’ottica di un’amministrazione pubblica digital first
- costituisce un’indispensabile guida per il personale che, a vario titolo e livello, svolge attività di gestione documentale
- rappresenta un riferimento per cittadini e imprese che intendano collaborare con il comune di Collesalvetti ai fini di una corretta gestione documentale
Redazione del documento
Il manuale di gestione documentale è stato redatto sulla scorta della preventiva analisi del modello organizzativo e delle procedure amministrative del comune di Collesalvetti
Il manuale è periodicamente sottoposto a revisione ed è puntualmente aggiornato in caso di:
- adozione di nuova disciplina della materia
- modificazioni del contesto organizzativo dell’ente
- introduzione di nuove tecnologie aventi ricadute sulla materia
- introduzione di nuove prassi volte ad incrementare efficacia, efficienza e trasparenza dell’azione amministrativa
Il presente sito web non assolve l’obbligo di pubblicazione del manuale – inteso quale atto organizzativo di carattere generale della AOO – previsto dalla legge (2), ma è teso a favorire la diffusione interna ed esterna del testo e ad agevolarne la consultazione
Il documento amministrativo informatico originale del manuale di gestione documentale, approvato con deliberazione di Giunta comunale n. xx del xx xx xx, è oggetto di pubblicazione nella sezione “Atti amministrativi generali” del sito web “Amministrazione trasparente”