Tra questi, la AOO predilige le tipologie di formato aperte, liberamente utilizzabili e non coperte da brevetto, in modo da mitigare i rischi di obsolescenza tecnologica. In particolare, la AOO presta particolare attenzione, nella scelta dei formati da adottare, alle considerazioni tecniche in termini di conformità agli standard di conservazione. Conseguentemente, adotta software applicativi open-source in grado di leggere tali file

E’ preciso compito del responsabile della gestione documentale individuare le banche dati non interoperabili e provvedere al loro riversamento in formati suscettibili di conservazione a norma. A questo preciso riguardo, si rimanda all’elenco dei formati digitali ammessi per la conservazione, redatto dal responsabile del servizio di conservazione digitale, quale indispensabile documento di riferimento

La produzione di documentazione digitale in formato proprietario è ammessa solo ad uso interno, per assolvere a comprovate e specifiche esigenze tecniche, nel caso in cui non sia possibile fare ricorso a software open source o se quest’ultimo non sia capace di garantire performance di livello tecnico analogo o paragonabile. La condivisione interna o esterna alla AOO del documento elaborato in formato proprietario non è consentita, a meno che il destinatario non disponga del software indispensabile a gestire il formato stesso

La valutazione periodica di interoperabilità dei formati e delle procedure di riversamento è rimessa al gestore incaricato della conservazione documentale