Documento analogico in arrivo

Il documento analogico perviene al servizio archivio e protocollo tramite servizio postale universale o tramite corriere, con cadenza almeno giornaliera, ed è soggetto ad un primo esame formale da parte dell’operatore, in ordine di arrivo
La verifica accerta la presenza della sottoscrizione, della copia del documento d’identità del sottoscrittore se diverso dal presentatore del documento, nonché degli allegati eventualmente richiamati dal documento principale. I documenti privi di firma leggibile e dell’indicazione dei dati personali del sottoscrittore sono considerati documenti anonimi. Come tali sono acquisiti quali documenti “generici” e rimessi alla valutazione del responsabile della UOR in ordine alla registrazione e segnatura

L’operatore di protocollo non effettua alcuna valutazione in ordine al merito
Il documento analogico soggetto a registrazione riservata è inserito in busta chiusa, sulla quale è riportato il numero di registrazione di protocollo e la UOR destinataria
La documentazione non soggetta a registrazione è smistata direttamente alla UOR destinataria

L’operatore registra e appone la segnatura di protocollo tramite applicazione di un segno grafico realizzato con etichetta autoadesiva corredata di codice a barre, contenente le informazioni relative alla registrazione di protocollo
Il documento è quindi sottoposto ad un processo di digitalizzazione volto all’acquisizione di copia per immagine di documento analogico, su supporto informatico
Tale copia è assegnata alla UOR in indirizzo o al responsabile del procedimento, ove questi sia stato previamente individuato, ne rispetto delle limitazioni previste per i documenti soggetti a registrazione riservata
Il documento originale analogico è recapitato alla stessa UOR competente

Il documento è assegnato secondo i seguenti criteri, in ordine di priorità:

• indicazione del mittente
• competenza per materia, in caso di indicazione generica del mittente
• indicazione del dirigente o del Segretario comunale
• in coerenza con assegnazioni precedenti

L’assegnazione per competenza segue le indicazioni del prontuario di classificazione e assegnazione

Il documento trattante argomenti diversi, afferenti a competenze proprie di differenti UOR, è considerato a c.d. “oggetto multiplo”.  Esso è protocollato riportando per intero le informazioni soggette a registrazione e classificato secondo un criterio di prevalenza tipologica, quindi assegnato a ciascuna delle UOR competenti.

Queste ultime, a loro volta, laddove la classificazione assegnata non corrisponda a quella afferente alla competenza esercitata, provvedono a creare un duplicato informatico del documento riportante il numero di protocollo originale e a modificarne la classificazione, per proseguirne la corretta fascicolazione e gestione documentale

La UOR prima assegnataria riceve il documento sia in originale analogico che tramite l’applicazione di protocollo informatico e gestione documentale ed accede alle informazioni in esso contenute, secondo il proprio livello di abilitazione
Il responsabile della UOR completa il processo di classificazione del documento ed assegna lo stesso ad un fascicolo esistente o ad un nuovo fascicolo
La presenza di un documento originale analogico e della sua copia su supporto informatico dà luogo alla formazione di un fascicolo ibrido

In caso di errore materiale nell’assegnazione, la stessa UOR assegnataria è tenuta a smistare tempestivamente il documento non correttamente attribuito, previa consultazione del prontuario di classificazione e assegnazione
Il ritardo ingiustificato o l’omissione dell’operazione di riassegnazione del documento è fonte di responsabilità amministrativa e disciplinare del responsabile della UOR ricevente

Ove non si tratti di errore materiale, il responsabile della UOR rigetta tempestivamente l’assegnazione del documento, utilizzando le apposite funzioni previste dall’applicazione di protocollo informatico e gestione documentale, esplicitando le motivazioni del rifiuto al Servizio per la gestione informatica del protocollo
Anche il documento analogico originale è restituito contestualmente

Il servizio archivio e protocollo rimette al dirigente competente per materia la decisione circa l’attribuzione del documento rigettato dall’assegnatario
Nell’ipotesi in cui il conflitto di competenza riguardi due o più settori amministrativi dell’ente, la decisione spetta al Segretario comunale.
Si potranno dare i seguenti casi:

• conferma della prima assegnazione: la UOR prima assegnataria potrà opporre un secondo rifiuto motivato, la cui decisione è rimessa al Segretario comunale;
• riassegnazione: il servizio archivio e protocollo corregge i metadati associati al documento, quindi procede alla proposta di modifica del prontuario di classificazione e assegnazione

Il documento analogico consegnato presso la UOR è ricevuto nel rispetto delle regole di abilitazione all’uso del prodotto di protocollo e dei documenti di cui al presente manuale
Esso è soggetto ad un primo esame formale teso ad accertare la presenza della sottoscrizione e della copia del documento d’identità del sottoscrittore, se diverso dal presentatore del documento, nonché degli allegati eventualmente richiamati dal documento principale

Il documento è soggetto a registrazione e segnatura di protocollo ed a classificazione completa da parte del responsabile della UOR o di suo delegato, quindi assegnato, unitamente ai suoi allegati, al responsabile del procedimento
Il documento, annotato degli estremi del protocollo, è quindi trasmesso al servizio archivio e protocollo e sottoposto ad un processo di digitalizzazione volto all’acquisizione di copia per immagine di documento analogico su supporto informatico
Tale copia è smistata alla UOR in indirizzo o al responsabile del procedimento, ove questi sia stato previamente individuato, tramite il prodotto informatico di gestione documentale
Il documento originale analogico stesso, una volta sottoposto a scansione, ritorna alla UOR assegnataria

Il documento è assegnato secondo i seguenti criteri, in ordine di priorità:

•  indicazione del mittente
• competenza per materia, in caso di indicazione generica del mittente
• indicazione del dirigente o del Segretario comunale
• in coerenza con assegnazioni precedenti

L’assegnazione per competenza segue le indicazioni del prontuario di classificazione e assegnazione
Il documento smistato per competenza non può essere assegnato a più di un destinatario

Il responsabile della UOR, completato il processo di classificazione del documento, assegna lo stesso ad un fascicolo esistente o ad un nuovo fascicolo
La presenza di un documento originale analogico e della sua copia su supporto informatico dà luogo alla formazione di un fascicolo ibrido

Il documento recapitato per errore materiale del mittente è tempestivamente trasmesso al servizio archivio e protocollo, che provvede alla corretta assegnazione
Il ritardo ingiustificato o l’omissione dell’operazione di smistamento del documento è fonte di responsabilità amministrativa e disciplinare del responsabile della UOR ricevente