I metadati costituiscono gli insiemi di dati associati a un documento informatico, a un fascicolo informatico o ad un’aggregazione documentale informatica ai fini:
- descrittivi, per facilitare l’identificazione permanente dell’oggetto digitale
- gestionali, per agevolare la gestione e la conservazione degli oggetti digitali all’interno di vaste raccolte di informazioni
- strutturali, per stabilire collegamenti permanenti tra gli oggetti documentali in modo da elaborare relazioni e strutture complesse
I metadati rispettano i contenuti minimi previsti dalle Linee guida AgID (1)
Gli standard di metadati adottati da AgID per il documento informatico e il documento amministrativo informatico (1.1) – se si esclude, per quest’ultimo caso, l’identificativo legato alla segnatura del protocollo – presentano sostanziali analogie strutturali
Tali standard consentono di ottemperare ai principi di interoperabilità e trasparenza, garantendo nel contempo il mantenimento nel tempo del valore probatorio degli oggetti digitali soggetti alla metadatazione
Il responsabile della gestione documentale, di concerto con il responsabile della conservazione documentale, sentito il responsabile dei servizi informativi, adotta le azioni necessarie a garantire la conformità dei metadati alle disposizioni normative vigenti