In caso di annullamento, le informazioni relative alla registrazione annullata sono immodificabili.
Esse rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo così da restare disponibili alle elaborazioni contemplate dalla procedura, nonché alla visualizzazione e stampa
Al fine di garantire il tracciamento e la storicizzazione di ogni operazione, esse comprendono:
- l’indicazione della data, dell’ora e dell’autore dell’annullamento
- la richiesta di annullamento, adeguatamente motivata
- gli estremi dell’autorizzazione all’annullamento rilasciata dal responsabile del servizio protocollo
In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura “annullato” in posizione visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento d’autorizzazione
Solo il responsabile del servizio protocollo è autorizzato ad annullare, ovvero a disporre l’annullamento delle registrazioni di protocollo, su richiesta dell’operatore, inoltrata tramite il sistema di gestione documentale
Nel caso in cui l’annullamento interessi un documento in arrivo, il responsabile della UOR che ha disposto l’annullamento è tenuto a informare per scritto il mittente dello stesso dell’avvenuto annullamento e delle ragioni che lo hanno causato
Non è mai possibile, viceversa, annullare la registrazione di un documento in partenza, trasmesso al destinatario. Nel caso in cui ciò sia necessario, è indispensabile trasmettere, unitamente al documento oggetto della nuova, corretta registrazione, il riferimento alla registrazione annullata ed ai motivi che hanno determinato l’annullamento della prima operazione
