Ogni operazione di inserimento e modifica effettuata nell’ambito del sistema informatico di gestione documentale è registrata sul registro giornaliero di protocollo. Quest’ultimo costituisce, dal punto di vista tecnico-informatico, una base-dati
Ogni intervento effettuato sulla base-dati informatizzata lascia una traccia indelebile su di un file di LOG. Quest’ultimo strumento rende evidente, imputabile e cronologicamente identificabile ogni evento che interessi un qualsiasi record appartenente al registro di protocollo
In particolare, il file di LOG mantiene traccia:
- dell’identità dell’operatore
- della data e ora dell’evento
- del dato oggetto di modifica o manomissione
- del tipo di modifica o manomissione effettuata (inserimento, modifica, visulaizzazione o eliminazione)
Quotidianamente e in via automatica, al fine di garantire l’immodificabilità delle operazioni di registrazione e di assicurare l’integrità e la disponibilità dei dati contenuti nel registro di protocollo generale, il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo è soggetto alle seguenti operazioni:
- estrazione in forma statica, mediante generazione o raggruppamento di dati, delle informazioni registrate nel corso del giorno lavorativo precedente
- applicazione della firma digitale e di un riferimento temporale al file estratto
- trasferimento entro la stessa giornata lavorativa al sistema di conservazione
Il registro giornaliero di protocollo è avviato al processo di conservazione secondo le disposizioni incluse nella sezione dedicata alla conservazione documentale del presente manuale
