Il documento informatico in partenza, predisposto a cura del responsabile della UOR competente per materia, tratta un singolo argomento
Esso è chiaramente e sinteticamente descritto nel testo del documento stesso al capoverso “oggetto”, nonché riportato nell’omonimo campo del sistema informatico di gestione documentale e – a sua volta – in quello proprio del sistema elettronico di trasmissione, sia esso di posta elettronica ordinaria, certificata o di interscambio
La trasmissione di documenti amministrativi informatici della AOO verso altre pubbliche amministrazioni avviene tramite sistema d’interscambio o PEC (1), previa sottoscrizione in formato digitale PadES, nel rispetto delle regole tecniche fissate dalle Linee guida AgID (2). L’eventuale inosservanza comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare, ferma restando l’evenuale responsabilità per danno erariale (3)
Lo scambio di documenti amministrativi informatici protocollati tra AOO vede interessati:
- il mittente, l’AOO che invia i documenti amministrativi protocollati
- il destinatario, l’AOO che riceve i documenti amministrativi protocollati
Un messaggio di protocollo è una struttura logica che:
- contiene il documento amministrativo informatico principale, formato nel rispetto delle regole del presente manuale
- può contenere un numero qualsiasi di allegati
- contiene la segnatura di protocollo del messaggio protocollato, completa dei suoi elementi ed associata in forma permanente al documento principale e agli allegati
Il controllo della validità amministrativa del documento principale, degli allegati e dei dati riportati nella segnatura di protocollo, effettuato prima della composizione del messaggio di protocollo, è di responsabilità della AOO mittente
Per assicurare la non ripudiabilità dello scambio tra AOO, le informazioni della segnatura di protocollo sono memorizzate nel sistema di gestione dei documenti della AOO mittente e in quello delle AOO destinataria.
La trasmissione di documenti amministrativi informatici della AOO verso soggetti diversi dalla pubblica amministrazione avviene in modalità decentrata, tramite PEC o PEO, previa sottoscrizione in formato digitale PadES
In caso di spedizione effettuata via PEC, oltre alle ricevute generate dal sistema di protocollo informatico, la registrazione di protocollo comprende i dati relativi alla consegna del messaggio (4)
La AOO è obbligata a comunicare esclusivamente via PEC, nel caso in cui il cittadino abbia eletto il proprio domicilio digitale. Al pari, le comunicazioni con professionisti e imprese avvengono esclusivamente tramite PEC
L’eventuale inadempimento della AOO è sanzionato quale violazione dell’obbligo di transizione digitale (5)
Un caso particolare di scambio di documenti amministrativi informatici è quello concernente gli ordini di fornitura ed i contratti stipulati in affidamento diretto, o a seguito di adesione a convenzione o ad accordo quadro, con i soggetti aggregatori, quali MePA – Consip SpA o START
Pertanto, l’invio può avvenire secondo le seguenti modalità:
- upload del documento informatico firmato sul sistema informatico di gestione documentale, successiva registrazione e segnatura ed adozione di uno dei seguenti percorsi alternativi:
- invio tramite PEC o PEO tramite sistema informatico di gestione documentale
- estrazione di duplicato informatico segnato e firmato, e successivo inoltro tramite PEO o piattaforma telematica d’acquisto
- upload della bozza di documento informatico sul sistema informatico di gestione documentale, avvio del processo di firma da parte del dirigente o di soggetto delegato all’interno dello stesso sistema, conseguente registrazione e segnatura e invio tramite PEC o PEO, tramite sistema informatico di gestione documentale.
In questo caso, l’indirizzo di posta elettronica ordinaria mittente sarà protocollo@comune.sangiulianoterme.pisa.it
Un duplicato informatico dello stesso documento può essere altresì estratto e inoltrato tramite piattaforma telematica d’acquisto