Ambito di applicazione

La piattaforma SEND (Servizio Notifiche Digitali)⁽⁴⁾ è obbligatoriamente utilizzata per la notificazione di atti amministrativi, giudiziari e di altre comunicazioni aventi valore legale nei confronti di persone fisiche, professionisti e imprese, nei casi previsti dalla legge e dalla normativa di settore.

Flusso operativo

L’invio tramite SEND si articola nelle seguenti fasi:

1. Formazione del documento informatico nell’apposito sistema di gestione documentale del Comune, con firma digitale PAdES da parte del dirigente o del soggetto delegato
2. Registrazione a protocollo e apposizione della segnatura
3. Caricamento (upload) del documento informatico firmato e protocollato sulla piattaforma SEND tramite le API o l’interfaccia web messa a disposizione dalla piattaforma
4. Acquisizione e conservazione nel sistema di gestione documentale della ricevuta di avvenuta consegna generata da SEND, quale documento informatico firmato elettronicamente dal gestore della piattaforma.

Modalità di notifica e fallback analogico

SEND tenta la notifica nei confronti del destinatario secondo la seguente sequenza:

• in via prioritaria, mediante recapito al domicilio digitale del destinatario (PEC, INAD o altri registri ufficiali)
• in via sussidiaria, tramite raccomandata analogica, qualora il destinatario non disponga di domicilio digitale o non abbia effettuato l’accesso alla piattaforma entro i termini di legge

Nel caso di notifica analogica sostitutiva, la copia cartacea dell’atto originale informatico trasmessa al destinatario costituisce copia analogica di documento informatico. La relativa attestazione di conformità è apposta dal soggetto competente ai sensi di legge, nel rispetto delle procedure previste dal presente manuale.

L’ufficio mittente conserva nel proprio sistema di gestione documentale il documento informatico originale firmato digitalmente. La stampa prodotta ai fini della spedizione analogica non costituisce documento originale e non è idonea alla conservazione sostitutiva dell’atto.

Ricevute e valore probatorio

Le ricevute generate da SEND sono documenti informatici firmati elettronicamente dal gestore della piattaforma. Esse:

• sono acquisite e conservate nel sistema di gestione documentale come documenti informatici, associate al fascicolo del procedimento
• non sono surrogate da copie analogiche (stampe cartacee), le quali non conservano il valore probatorio della firma elettronica apposta dal gestore
• sono identificate dal codice IUN (Identificativo Univoco Notifica), che consente la verifica dell’esito della notifica tramite accesso alla piattaforma

La sola stampa della ricevuta SEND, priva di attestazione di conformità, non è idonea a provare l’avvenuta notifica in sede di contenzioso. A tale fine è necessario produrre la ricevuta informatica originale, ovvero una copia analogica conforme attestata da soggetto legittimato ai sensi dell’art. 23-bis CAD.

La AOO comunica esclusivamente via PEC nei confronti dei soggetti che abbiano eletto domicilio digitale, nonché nei confronti di professionisti e imprese ⁽⁵⁾. L’eventuale inadempimento è sanzionato quale violazione dell’obbligo di transizione digitale ⁽⁶⁾

In caso di spedizione effettuata via PEC, oltre alle ricevute generate dal sistema di protocollo informatico, la registrazione di protocollo comprende i dati relativi alla consegna del messaggi

Un caso particolare di scambio di documenti amministrativi informatici riguarda gli ordini di fornitura e i contratti stipulati in affidamento diretto, o a seguito di adesione a convenzione o ad accordo quadro, con soggetti aggregatori quali MePA – Consip SpA o START.

In tali casi, la trasmissione può avvenire secondo le seguenti modalità operative alternative:

Modalità A — Invio tramite sistema di gestione documentale

1. Upload del documento informatico firmato sul sistema informatico di gestione documentale;
2. Registrazione a protocollo e apposizione della segnatura;
3. Scelta tra i seguenti percorsi alternativi:
   • invio tramite PEC o PEO attraverso il sistema informatico di gestione documentale;
   • estrazione di duplicato informatico segnato e firmato, e successivo inoltro tramite PEO o piattaforma telematica d’acquisto.

Modalità B — Firma nel sistema di gestione documentale

1. Upload della bozza di documento informatico sul sistema informatico di gestione documentale;
2. Avvio del processo di firma da parte del dirigente o del soggetto delegato all’interno dello stesso sistema;
3. Conseguente registrazione e segnatura;
4. Invio tramite PEC o PEO attraverso il sistema informatico di gestione documentale — in questo caso, l’indirizzo mittente sarà protocollo@comune.collesalvetti.li.it;
5. Un duplicato informatico dello stesso documento può essere altresì estratto e inoltrato tramite piattaforma telematica d’acquisto.

Quando l’allegazione e la stessa registrazione di protocollo diretta del messaggio non è tecnicamente possibile a causa di documenti informatici che eccedono i limiti di dimensione consentiti dai sistemi di PEC e PEO adottati dall’ente, o dallo stesso sistema di gestione documentale, l’ufficio mittente può ricorrere a una piattaforma di condivisione documentale, operando secondo le seguenti modalità:

Requisiti della piattaforma

La piattaforma utilizzata deve soddisfare i seguenti requisiti minimi:

• essere conforme al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), con server collocati all’interno dello Spazio Economico Europeo
• garantire la trasmissione dei dati in forma cifrata
• consentire l’impostazione di un termine di scadenza del collegamento di scarico, decorso il quale il file non è più accessibile
• non prevedere utilizzo dei dati caricati per finalità proprie del gestore (profilazione, analisi commerciale o simili)

A titolo esemplificativo, soddisfa tali requisiti la piattaforma SwissTransfer, con infrastruttura collocata in Svizzera e adeguate garanzie ai sensi del GDPR. 

Procedura di trasmissione

L’invio di un documento informatico tramite piattaforma di condivisione si articola nelle seguenti fasi, da eseguire nell’ordine indicato.

Fase 1 — Calcolo dell’impronta hash: Prima di procedere alla comunicazione, l’operatore calcola l’impronta crittografica (hash) del file nella versione caricata, utilizzando l’algoritmo SHA-256. Il codice hash ottenuto costituisce l’elemento di verifica dell’integrità del documento e consente al destinatario di accertare che il file ricevuto corrisponde esattamente a quello trasmesso dall’ente.

Fase 2 — Caricamento del file:  Il documento informatico è caricato sulla piattaforma. In questa fase l’operatore imposta il termine di scadenza del collegamento di scarico, scegliendo la durata minima sufficiente a consentire al destinatario di acquisire il file.

Fase 3 — Redazione della lettera di trasmissione: L’ufficio mittente redige una lettera di trasmissione, registrata a protocollo, indirizzata al destinatario del documento di grandi dimensioni, contenente i seguenti elementi:

• identificazione del documento trasmesso (oggetto, eventuale data di formazione)
• link per lo scarico del file dalla piattaforma
• impronta hash del file (algoritmo utilizzato e codice risultante), con indicazione che il destinatario è invitato a verificare la corrispondenza del codice calcolato sul file scaricato con quello riportato nella presente lettera
• data di scadenza del collegamento di scarico, con l’avviso che decorso tale termine il link non sarà più attivo e il file non sarà più accessibile tramite la piattaforma
• indicazione che, in caso di necessità, il documento può essere richiesto nuovamente all’ufficio mittente.

Fase 4 — Invio della lettera di trasmissione: La lettera di trasmissione è inviata al destinatario tramite PEC, qualora questi sia titolare di domicilio digitale, ovvero tramite PEO negli altri casi, secondo le regole ordinarie previste dal presente manuale.

Conservazione

Il documento informatico originale è conservato dal mittente. La piattaforma di condivisione non costituisce sistema di conservazione ⁽⁷⁾ e non può essere utilizzata come archivio dei documenti trasmessi. L’ente non risponde della disponibilità del file sulla piattaforma oltre il termine di scadenza impostato.

Protezione dei dati personali

Il caricamento di documenti contenenti dati personali su piattaforme di condivisione esterne costituisce operazione di trattamento, perciò deve essere effettuato nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della finalità. In particolare:

• sono caricati sulla piattaforma esclusivamente i file strettamente necessari alla trasmissione, senza copie o versioni intermedie
• il termine di scadenza del collegamento è impostato alla durata minima ragionevolmente necessaria
• il trattamento connesso all’utilizzo della piattaforma è descritto nel Registro delle attività di trattamento dell’ente