La serie archivistica è un’aggregazione di documenti, con caratteristiche omogenee, creata per ragioni funzionali, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata staticamente all’interno del sistema di gestione documentale
La serie archivistica, in quanto aggregazione documentale, gode di autonoma rilevanza giuridica. Pertanto, ad essa sono associati, in forma di metadati immodificabili, informazioni utili alla sua identificazione e riferimenti temporali univoci e certi
Una serie è ordinata cronologicamente, soggetta a rinnovo annuale della numerazione al volgere dell’anno solare ed è tipicamente composta di:
- documenti singoli, accorpati in base alla tipologia
- fascicoli, raccolti per ragioni funzionali in base alla classe o alla tipologia degli stessi
I fascicoli appartenenti a serie diverse possono essere collegati tra loro (1)
I documenti soggetti a registrazione particolare formano delle serie archivistiche tipiche (registri, repertori, albi, elenchi, ecc.) organizzate secondo una numerazione progressiva assegnata automaticamente, in ordine cronologico, dal sistema informatico di gestione documentale
Per ciascuna serie archivistica è istituito un registro di repertorio. Esso raccoglie e associa i seguenti elementi identificativi ai documenti compresi nella serie archivistica stessa, in modo da facilitare l’identificazione ed il conseguente reperimento degli stessi:
- classificazione
- data di formazione
- numero progressivo
- oggetto
Il repertorio è il risultato dell’aggregazione in base alla medesima forma di documenti di diverso contenuto (per esempio: repertorio delle circolari, dei regolamenti, delle ordinanze, ecc.)
La registrazione dei repertori è progressiva e si rinnova al volgere dell’anno solare
Tra i repertori, il repertorio dei fascicoli è una meta-aggregazione, in quanto raccoglie le aggregazioni documentali costituite dai fascicoli stessi
Il repertorio dei fascicoli svolge una funzione analoga al registro di protocollo, attestando la presenza di un fascicolo all’interno dell’archivio. Esso è formato dal responsabile della UOR, nell’ambito delle singole classi di titolario di propria competenza, avvalendosi del sistema informatico di gestione documentale
Il repertorio consiste in una serie archivistica destinata a raccogliere – in un data base costantemente aggiornato ed ordinato cronologicamente per classe di documenti – il complesso dei fascicoli informatici istruiti dalla AOO. Esso è unico ed è formato automaticamente, a cadenza annuale, dal prodotto di gestione informatica dei documenti (2)
Se il titolario di classificazione può essere visto come la rappresentazione in astratto delle funzioni e della competenze del soggetto istituzionale, il repertorio dei fascicoli rappresenta la concreta traccia documentale delle attività poste effettivamente in essere dalla AOO
Per ciascun fascicolo sono riportati:
- segnatura archivistica completa (anno di apertura/istruzione, titolo, classe, numero del fascicolo)
- oggetto dell’affare, dell’attività o del procedimento
- UOR competente
- nominativo del responsabile del procedimento
- numero dei documenti contenuti
- dati relativi alla movimentazione del fascicolo
- stato del fascicolo (aperto, chiuso)
Il presente manuale riporta in allegato l’elenco delle serie, repertori, registri e banche dati presenti presso la AOO