La fascicolazione è un’attività obbligatoria (1) riconducibile al responsabile del procedimento amministrativo, del tutto indifferente alla tipologia di supporto utilizzata per la formazione del documento
Se un documento, formato o ricevuto, dà luogo all’avvio di un nuovo procedimento amministrativo, il responsabile del procedimento amministrativo apre un nuovo fascicolo. Il fascicolo è aperto all’ultimo livello della struttura gerarchica del titolario, ossia al livello della sotto-classe, ed afferisce alla responsabilità della UOR competente sia durante la fase corrente che di deposito
Nel caso in cui il fascicolo abbia durata pluriennale e nell’arco di tempo della sua apertura cada una modifica del titolario di classificazione, la documentazione è classificata secondo l’ordine originario, con annotazione – a partire dall’anno di entrata in vigore della nuova classificazione – della doppia classifica
Gli atti amministrativi appartenenti a serie documentali autonome – quali delibere, determinazioni, decreti, ecc. – adottati nell’ambito del procedimento, sono inseriti nel fascicolo, conservando la loro autonoma numerazione.
Lo stesso fascicolo informatico è corredato dei metadati costituenti la segnatura archivistica, ossia delle informazioni essenziali relative al fascicolo, espressione e garanzia stessa del vincolo archivistico intercorrente tra i documenti fascicolati
Tra i metadati descrittivi, l’oggetto del fascicolo – a differenza dell’oggetto della registrazione di protocollo – può essere modificato, non costituendo un elemento rilevante sotto il profilo giuridico-probatorio
L’operazione di apertura del fascicolo, eseguita dal responsabile o suo delegato, comprende la registrazione delle informazioni utili alla sua gestione ed alla successiva conservazione:
- oggetto del fascicolo, redatto sulla base degli standard definiti dall’AOO
- data di apertura del fascicolo
- indice di classificazione
- eventuali altre amministrazioni partecipanti
Il prodotto informatico di gestione documentale provvede ad associare automaticamente ulteriori informazioni, costantemente aggiornate a cura del responsabile del procedimento o di persona a ciò delegata:
- UOR
- Responsabile del procedimento
- numero del fascicolo
- elenco dei documenti aggregati
Nell’istruire il fascicolo, il responsabile del procedimento ha cura di evitare la frammentazione delle pratiche e il ricorso eccessivo alla fascicolazione per persona fisica o giuridica – anziché per materia, attività o procedimento – con conseguente raccolta di documenti di classificazione eterogenea
Nei casi in cui la trattazione del procedimento, dell’attività o dell’affare implichi la produzione o la raccolta di documentazione di classificazione non omogenea, è indispensabile procedere alla sotto-fascicolazione, ossia all’apertura di un fascicolo di classificazione omogenea collocato internamente al fascicolo-padre. E’ ammesso un solo livello di sotto fascicolazione
Inoltre, laddove sia necessario ricorrere alla formazione di fascicoli ibridi, il responsabile del procedimento – ferme restando le primarie esigenze di dematerializzazione – provvede alla gestione e conservazione della documentazione analogica in apposite cartelle di archivio o faldoni appositamente identificati e numerati (denominazione della UOR, anno di competenza, indicazione dell’oggetto e della classe di appartenenza, numero ordinale del faldone). La raccolta dei fascicoli in faldoni è funzionale ad un più agevole trasferimento della documentazione dall’archivio corrente all’archivio di deposito
Il fascicolo documentale informatico è istruito e gestito dal responsabile del procedimento o da persona specificamente incaricata, servendosi del sistema informatico di gestione documentale
Il personale appartenente alla UOR competente è autorizzato ad alimentare il fascicolo informatico ed a visualizzarne il contenuto, ferme restando le limitazioni previste dal presente manuale per i documenti soggetti a registrazione particolare
Le diverse AOO partecipanti al procedimento accedono direttamente al fascicolo e provvedono ad alimentarlo per la parte di propria competenza, secondo regole di accesso prestabilite. Laddove il procedimento veda la partecipazione di più UOR, o di una pluralità di AOO, è possibile di parlare di corresponsabilità nella corretta tenuta del fascicolo stesso. Resta ferma la competenza prevalente della UOR titolare del procedimento, preposta all’apertura del fascicolo stesso.
L’operazione di fascicolazione riguarda tutti i documenti formati o ricevuti dalla AOO. Il documento formato dalla AOO è assegnato al fascicolo esistente o appositamente aperto dal responsabile del procedimento, o dal suo delegato.
Il documento ricevuto dalla AOO è valutato dal soggetto addetto alla registrazione per stabilire, previa consultazione del sistema di protocollo informatico, se inserire il documento in un fascicolo esistente o in un nuovo fascicolo, da aprire appositamente.
In questa seconda ipotesi:
- se la registrazione del documento è effettuata dal servizio archivio e protocollo, l’apertura del fascicolo è successiva alla registrazione, ed avviene a cura del responsabile del procedimento, viceversa
- se il documento il documento è registrato dalla UOR destinataria, l’apertura del fascicolo è contestuale alla registrazione
Il fascicolo è chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare
La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto. Esso viene archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura, dunque trasferito in conservazione mediante pacchetto di versamento, in conformità alle disposizioni del presente manuale
Si rimanda alla descrizione dei flussi documentali per una illustrazione dettagliata delle attività preliminari alla fascicolazione
Lo sfoltimento del fascicolo – ed in particolare del fascicolo cartaceo – è un’operazione fondamentale ai fini di una corretta conservazione documentale, propedeutica al trasferimento dei documenti in archivio di deposito
Alla chiusura del fascicolo o, più opportunamente, nel procedere della stessa attività istruttoria, è buona regola eliminare le copie e la documentazione di carattere transitorio e strumentale, dal momento che essa esaurisce la sua funzione per effetto dell’adozione del provvedimento finale (a titolo di esempio: appunti, promemoria, copie di normativa e di atti di carattere generale, pubblicazioni)
Quando l’operazione di sfoltimento dei fascicoli non viene praticata con regolarità da parte del responsabile della UOR, il materiale tende ad accumularsi in modo incontrollato in archivio di deposito, complicando il reperimento dei documenti e comportando, di conseguenza, il peggioramento della qualità dell’archivio storico, dunque la compromissione del patrimonio archivistico stesso