I documenti anonimi sono acquisiti al sistema di gestione documentale quali documenti “generici”, con apposizione della dicitura “ANONIMO” nello spazio riservato alle annotazioni del prodotto di gestione documentale. Sono considerati tali anche i documenti provvisti di firma illeggibile, nel caso in cui i dati del sottoscrittore non siano rilevabili dal testo del documento.
Spetta all’ufficio di competenza, in particolare al responsabile del procedimento, valutarne la validità e l’ammissibilità e, in caso essa venga accertata, effettuarne la registrazione.
Il sistema informatico di gestione documentale dell’AOO prevede specifiche e puntuali limitazioni all’accesso ai documenti informatici:
- riguardanti categorie particolari di dati personali, dati sensibili e giudiziari (documenti contententi dati inerenti ai minori, documenti di polizia giudiziaria o concernenti sanzioni, documenti relativi a procedimenti disciplinari)
- propedeutici all’emanazione di atti d’indirizzo politico o di carattere amministrativo generale della AOO dalla cui pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa dell’AOO
- soggetti a resistrazione particolare
Ogni qual volta sia opportuno tutelare gli interessi pubblici o privati giuridicamente rilevanti, la gestione e l’accesso alla connessa documentazione è riservato al personale appositamente abilitato, individuato su espressa indicazione del responsabile di UOR.
I documenti anonimi non sono soggetti a registrazione di protocollo, bensì inoltrati alla UOR competente per materia.
Le circolari e le disposizioni generali che abbiano più destinatari riportano un solo numero di protocollo generale. I destinatari sono individuati in appositi elenchi allegati al documento originale informatico secondo le modalità previste dal prodotto di protocollo informatico.
I telegrammi sono considerati documenti senza firma e come tali sono registrati, specificando la modalità di acquisizione del documento nel sistema di protocollo informatico.
I documenti informatici provenienti via fax (1), se non accompagnati dalla copia del documento d’identità del sottoscrittore, sono considerati equivalenti a documenti cartacei non firmati, di incerta provenienza ed integrità e come tali soggetti a registrazione particolare
Tutti i documenti in arrivo tramite fax vengono smistati dal server-fax stesso alla casella di posta elettronica del Servizio protocollo per la protocollazione e conseguente smistamento all’ufficio competente.
Qualora, successivamente al fax, la AOO riceva l’originale del documento, a quest’ultimo sarà attribuito
lo stesso numero di protocollo, con apposizione dell’etichetta di segnatura ed annotazione relativa alla precedente ricezione ( “pervenuto via fax…”, con indicazione del numero e data di registrazione di protocollo)
Al documento in partenza, trasmesso via fax, di norma non fa seguito l’invio dell’originale informatico. In ogni caso, il numero di registrazione del fax è lo stesso del documento informatico
Nel caso in cui il documento originale informatico prodotto dalla AOO debba essere inoltrato via telefax, si procede come segue:
- protocollazione del documento, secondo le modalità previste dal presente manuale, con specificazione delle modalità d’invio via fax e menzione, nello spazio dedicato alle annotazioni, della volontà di far seguire l’inoltro dell’originale tramite altra modalità d’invio.
- generazione di file pdf/A riportante la stampigliatura degli estremi identificativi del documento, secondo le modalità proprie del prodotto di gestione documentale
- inoltro via server-fax a cura del responsabile del procedimento o suo delegato
Ai sensi del Codice dei contratti, tutte le comunicazioni e gli scambi di informazioni relative alle procedure di gara utilizzano mezzi di comunicazione elettronici. In alcuni casi, tassativamente previsti dallo stesso Codice, è possibile derogare a tale obbligo.
Nei casi di procedura di gara analogica, la corrispondenza riporta sull’involucro la dicitura “offerta per (indicazione dell’oggetto della procedura)” così da non essere aperta, ma protocollata in arrivo con l’apposizione sull’involucro stesso della segnatura completa di data, ora e minuti di arrivo e inviata all’UOR competente, responsabile della custodia.
Aperte le buste, l’UOR titolare della gara d’appalto riporta gli estremi di protocollo assegnato su tutti i documenti contenuti al loro interno
Gli stessi documenti sono oggetto di scansionamento e digitalizzazione, ai fini dell’inserimento nel realtivo fascicolo digitale. L’inserimento è effettuato previa registrazione di protocollo interno
L’oggetto della registrazione riporta fedelmente la descrizione riportata in busta, completa di riferimento al CIG
I documenti informatici pervenuti alla AOO nel quadro di procedure selettive condotte con strumenti di comunicazione elettroniche e piattaforme di negoziazione telematica sono soggetti a registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla successiva fascicolazione
Le operazioni di registrazione dei documenti di gara si svolgono nel pieno rispetto delle norme poste a tutela della segretezza delle offerte. Per questo motivo sia la digitalizzazione della documentazione analogica di gara, sia la registrazione e segnatura della documentazione informatica di gara sono effettuate con tempestività, successivamente alla proposta di aggiudicazione, utilizzando un protocollo interno, opportunamente classificato e fascicolato.
La documentazione di gara allegata al protocollo interno potrà essere compressa in un unico file ZIP, eventualmente articolato in sotto-cartelle in modo da facilitarne la consultazione
In caso di procedura semplificata (2), la UOR competente si avvale delle piattaforme di negoziazione telematica, secondo le specifiche tecniche proprie dei rispettivi strumenti (ad esempio MePA, START).
In ogni caso, la documentazione prodotta ai fini del perfezionamento del contratto (ad esempio: ordini di fornitura, contratti, documentazione tecnica integrativa del contratto, ecc.), è soggetta a registrazione di protocollo, ai fini della corretta gestione e conservazione documentale. Spetta all’operatore addetto valutare attentamente come qualificare il documento in via di registrazione (documento principale o allegato), prestando particolare cura alla corretta fascicolazione
Mentre le ipotesi di affidamento diretto e di acquisto in adesione a convenzione o ad accordo quadro di soggetto aggragatore seguono, dal punto di vista della gestione documentale, le regole generali previste per la documentazione informatica in partenza, le procedure di negoziazione sono soggette ad una forma di registrazione particolare e semplificata.
In particolare, è soggetta a registrazione e segnatura la sola documentazione proposta dall’operatore economico aggiudicatario, mentre le offerte scartate dal RUP non sono acquisite nel sistema di gestione documentale, nel rispetto dei pricipi di economicità ed efficacia dell’azione amministrativa.
Naturalmente, la garanzia del rispetto degli altrettanto rilevanti principi d’imparzialità, pubblicità e trasparenza dell’azione amministrativa sarà soddisfatta, da un lato, dal RUP tramite la congrua motivazione dell’atto di affidamento, dall’altro, dalla tracciabilità di qualsiasi operazione svolta tramite l’ausilio delle piattaforme telematiche di negoziazione.
Le istanze di partecipazione ai concorsi ed alla procedure selettive poste in essere dalla AOO sono raccolte esclusivamente in modalità telematica, tramite apposite piattaforme.
Le piattaforme telematiche gestiscono le istanze e gli allegati in modo automatizzato e completamente integrato con il sistema informatico di gestione documentale
L’atto giudiziario è l’atto emesso da un organo giudiziario civile o penale. L’atto giudiziario può essere soggetto a notificazione o a semplice comunicazione
Nel primo caso, la notifica dell’atto giudiziario originale analogico – o della copia conforme digitale dell’originale informatico – avviene nella mani proprie del destinatario o del soggetto rappresentante l’amministrazione a ciò autorizzato, ad opera dell’ufficiale giudiziario o nelle altre forme previste dalla legge. La sottoscrizione da parte del destinatario della relata di notifica attesta la notificazione e conferisce alla stessa data certa
La notifica può essere effettuata per PEC (3) – a meno che tale possibilità non sia espressamente esclusa dalla legge – se necessario previa estrazione della copia informatica del documento analogico. In tal caso la notifica è perfezionata nel documento in cui il gestore rende disponibile il documento informatico nella casella di posta elettronica certificata del destinatario
Ai fini della registrazione di protocollo, si intende quale mittente l’atto giudiziario soggetto a notificazione la parte istante, ossia il legale, munito di procura alla lite, che agisce in nome e per conto del soggetto interessato
Nel secondo caso, le comunicazioni giudiziarie riguardano avvii relativi alle fasi procedimentali (avvisi di deposito, fissazioni di udienza, ecc.) il cui mittente è propriamente considerato l’autorità giudiziaria innanzia alla quale pende la controversia
La FatturaPA è una fattura elettronica ed è la sola tipologia di fattura (4) accettata dalle amministrazioni pubbliche, tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.
La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:
- il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA, che è l’unico accettato dal Sistema di Interscambio;
- l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura,;
- la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’ Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
La fattura elettronica è automaticamente protocollata ed assegnata alla UOR competente, che provvede a classificare e fascicolare il documento.
Dalla data di protocollo decorrono i quindici giorni utili per procedere alla notifica al SdI dell’eventuale rifiuto motivato della fattura (5), nonché del termine di trenta giorni previsto per il pagamento, salvo diverso accordo contrattuale.
La fattura elettronica è soggetta a conservazione in modalità elettronica, secondo espressa disposizione di legge
La fattura emessa da fornitori non residenti in Italia – dunque non soggetti ad obbligo di fatturazione elettronica – segue il normale iter dei flussi documentali
L’emissione della fattura elettronica nelle operazioni tra privati, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia è obbligatoria (6). Pertanto, non possono più essere emesse fatture cartacee
Il servizio finaziario, qualora l’ente risulti tenuto all’emissione dei fattura, predispone la fattura digitale – previa acquisizione del codice di fatturazione del destinatario del documento – avvalendosi del software di protocollo e gestione documentale. Dunque il servizio provvede alla trasmissione della stessa fattura elettronica alla UOR competente, affinché provveda alla sottoscrizione digitale del documento ed al successivo inoltro al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, tramite PEC regolarmente protocollata
La firma digitale della fattura emessa nei confronti di soggetti pubblici è obbligatoria, mentre la sottoscrizione della fattura elettronica emessa nei confronti di un soggetto privato è facoltativa e rimessa alla valutazione del responsabile UOR
Il servizio Protocollo è preposto a ricevere ed a registrare la dichiarazione di infortunio del dipendente.
La denuncia d’infortunio è inoltrata all’apposito portale telematico INAIL a cura del personale appositamente incaricato e dotato di apposite credenziali. Il ricorso a strumenti alternativi di trasmissione della denuncia, quali la PEC, è consentito solo nel caso di interruzione del servizio.
La denuncia d’infortunio è soggetta a registrazione riservata ed alla conseguente segnatura, in modo da acquisire data certa. Le operazioni di protocollo riguardano la ricevuta emessa dal portale, che assume valore di documento principale, nonché il modulo compilato così come esportato dal portale stesso, in funzione di allegato, così da garantire la corretta conservazione della documentazione giuridicamente rilevante.
Il certificato di malattia del dipendente è acquisito direttamente presso il portale INPS dal personale appositamente incaricato e dotato di apposite credenziali, nonché collocato nel pertinente fascicolo personale.
Il certificato di malattia non è soggetto a registrazione di protocollo.
Le comunicazioni e-mail aventi ad oggetto richieste d’informazioni di carattere generale – quali iter procedurali, orari di apertura ecc. – non sono soggette a registrazione di protocollo, così come non lo sono le comunicazioni inviate in risposta alle stesse da parte degli uffici.
Qualora le comunicazioni ricevute dalla AOO riportino segnalazioni di disservizi o espogano lamentele circostanziate, è onere del responsabile della UOR competente disporre o meno la registrazione del documento, a seconda della rilevanza giuridica dello stesso
(1) art. 38 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445
(2) art. 36, comma 2, del DECRETO LEGISLATIVO 18 aprile 2016, n. 50
(3) art. 149-bis del Codice di procedura civile
(4) art. 21, comma 1, del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 26 ottobre 1972, n. 633
(5) Decreto interministeriale del 24/08/2020 n. 132 – Min. Economia e Finanze