Documento amministrativo ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (1)
Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (1)
Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del TUDA. Le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici sono definite dal presente manuale, in conformità alla normativa vigente ed alle misure tecniche stabilite da AgID (2)
Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile (3) quando:
- vi è apposta una firma digitale
- vi è apposto altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata
- è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore. (4)
Il documento informatico deve essere identificato in modo univoco e persistente.
Il documento informatico è immodificabile se la sua memorizzazione su supporto informatico in formato digitale non può essere alterata nel suo accesso, gestione e conservazione (5)
Il documento informatico cositutito da un’istanza o una dichiarazione, se presentato all’AOO per via telematica, è soggetto a precisi requisiti di validità.
Al documento amministrativo informatico si applicano le stesse regole valide per il documento informatico, salvo quanto specificato nel presente paragrafo […] Il documento amministrativo informatico è identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti con le modalità descritte nel manuale di gestione documentale
[…] Il documento amministrativo informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, oltre che con le modalità di [formazione del documento informatico, ndr], anche con la sua registrazione nel registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti con le modalità descritte nel manuale di gestione documentale (6)
Per documento analogico s’intende il documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video) su supporto non digitale
Un documento cartaceo può essere prodotto sia in maniera tradizionale (ad esempio, monoscritto), sia con strumenti informatici (ad esempio, tramite un sistema di videoscrittura) e successivamente stampato
Pur definendo “originale” il documento cartaceo, gli effetti giuridici ad esso connessi fanno seguito alla formazione del documento amministrativo informatico da esso derivato, formato per acquisizione al sistema informatico di gestione documentale della AOO
Si rimanda, a questo proposito, a quanto stabilito dal presente manuale in ordine alle modalità di acquisizione di copia per immagine di documento analogico, su supporto informatico
Quanto sopra vale – si sottolinea ancora una volta – per il documento acquisito dalla AOO
E’ ulteriormente ribadito, in questa sede, l’obbligo per la Pubblica Amministrazione di formare gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici, secondo le disposizioni di cui al CAD e le Linee guida
Si rimanda, infine, a quanto stabilito dal presente manuale in ordine alla copia analogica di documento amministrativo informatico