I documenti amministrativi informatici devono essere fruibili indipendentemente dalla condizione personale (1)
Il diritto delle persone disabili di avere accesso ai servizi informatici e telematici della pubblica amministrazione è espressione del principio di uguaglianza sancito dalla Costituzione (2)
Affinché un documento informatico possa risultare accessibile a tutti, comprese le persone che necessitano di tecnologie assistive, come i lettori di schermo, deve essere formato nel rispetto di alcuni semplici accorgimenti tecnici (3) desunti dalle linee guida AgID in materia
Guida pratica per la creazione di un documento accessibile
La struttura del documento deve essere adeguata al contenuto ed essere eventualmente organizzata in titoli, capitoli e paragrafi. Un documento articolato e complesso dovrà essere dotato di un sommario
Il linguaggio espositivo deve essere semplice e fatto di frasi brevi, per agevolare la comprensibilità e la lettura, mentre è preferibile evitare l’uso di tabelle e grafici complessi. Si deve fare attenzione a non ripetere le stesse informazioni all’interno del documento, in modo da evitare fraintendimenti
In fase di salvataggio dei documenti, è opportuno utilizzare denominazioni sintetiche e semanticamente significative in relazione ai contenuti
Per ottenere un documento accessibile è opportuno utilizzare stili e funzionalità di lista per formattare i contenuti in capitoli, paragrafi e punti elenco, in modo da costruire una struttura consona al contenuto
Pertanto, è opportuno:
- utilizzare i titoli: utilizzare gli stili (di intestazione) per creare una struttura logica del documento. Per esempio, non occorre aumentare le dimensioni del testo per creare l’aspetto di intestazioni o dare loro risalto, ma inserire uno stile adeguato allo scopo dell’elemento (per esempio “Titolo1”, “Titolo2”, “Titolo3”, ecc.)
- utilizzare le liste: utilizzare gli stili di elenco per le liste. Se gli elementi seguono una sequenza specifica, utilizzare un elenco numerato
- non utilizzare segni di punteggiatura o altri marcatori per creare una lista
- non utilizzare la barra spaziatrice per creare allineamenti, ma la tabulazione
- evitare l’utilizzo di paragrafi vuoti per aumentare la distanza tra due paragrafi, utilizzando invece la spaziatura del paragrafo
- evitare il testo giustificato in quanto potrebbe pregiudicare la lettura a schermo e l’immediato riconoscimento della posizione dei capoversi
- posizionare gli “oggetti” nel documento (foto, forme, grafici, ecc.) con una disposizione in linea con il testo, in modo da facilitare la lettura tramite un lettore di schermo
Il corretto inserimento di titoli e paragrafi consente la creazione automatica di un sommario e lo spostamento nel testo con un semplice click del mouse sul titolo corrispondente
Per inserire un collegamento ipertestuale selezionare il testo interessato, cliccare sul tasto destro del mouse e scegliere “collegamento ipertestuale”.
Cliccando sulla voce “Descrizione”, è possibile inserire la descrizione al collegamento ipertestuale (per esempio, inserendo informazioni sulla destinazione di collegamenti ipertestuali esterni: “Vai al sito web del comune di …”).
Inoltre è opportuno:
- evitare di inserire testi poco significativi ai link, come per esempio “clicca qui”
- evitare di sottolineare parti del testo, in quanto ciò potrebbe generare confusione circa la presenza di collegamenti ipertestuali
Il contrasto tra il colore del testo (4) e lo sfondo deve essere almeno pari al rapporto 4,5:1.
La verifica del grado di contrasto necessita di un apposito strumento.
Si consiglia di:
- evitare utilizzare colori con poco contrasto rispetto allo sfondo (per esempio, testo giallo/arancione su sfondo bianco)
- non utilizzare unicamente colore e forma per identificare uno o più elementi del documento ed utilizzare descrizioni quando necessario
Se nel documento è necessario inserire una o più tabelle di riepilogo, si deve:
- scegliere una struttura semplice della tabella e non a doppia entrata o a tabelle annidate, per facilitare la lettura da parte delle tecnologie assistive, in particolare dei lettori di schermo. Se necessario, suddividere le tabelle a doppia entrata in più tabelle semplici e consecutive
- inserire le intestazioni di colonna alla tabella selezionando la riga: cliccare poi con il tasto destro sulla riga selezionata e scegliere la voce “Proprietà Tabella”. All’interno della finestra “Proprietà Tabella” selezionare la scheda “Riga” e cliccare sulla casella di controllo “Ripeti come riga di intestazione in ogni pagina”
- inserire un testo alternativo e una descrizione della tabella, facendo clic nella tabella: cliccare con il tasto destro sulla tabella e scegliere la voce “Proprietà tabella”. All’interno della finestra “Proprietà tabella”, selezionare la scheda “Testo alternativo” e inserire il titolo e una descrizione della tabella
- evitare celle vuote (eventualmente inserire la dicitura “dato non disponibile”)
E’ indispensabile aggiungere testi alternativi alle immagini.
Per inserire un testo alternativo all’immagine cliccare con il tasto destro sull’immagine e selezionare la voce “Formato immagine”.
All’interno della finestra “Formato Immagine” selezionare “Testo alternativo” ed inserire titolo e descrizione. La descrizione, intercettabile dal lettore di schermo, sarà visualizzata come testo alternativo dell’immagine dopo la trasformazione del documento in PDF, posizionandovi sopra il cursore
Inserire un testo alternativo e una descrizione anche dei grafici eventualmente presenti nel documento
In fase di formazione del documento si deve prestare particolare attenzione alla qualità dei font utilizzati, sia per garantire l’accessibilità del testo, sia per assicurarne la corretta conservazione. Pertanto:
- i documenti suscettibili di essere riprodotti a stampa devono essere redatti utilizzando esclusivamente il carattere graziato “Georgia“, di dimensione non inferiore al corpo 13, fatta eccezione per le note a pie’ di pagina, per le quali è ammesso il corpo 9
L’interlinea non deve essere minore di 1,15 punti - i documenti destinati ad una fruizione prevalentemente “a video” devono essere redatti utilizzando esclusivamente il carattere “Verdana“, di dimensione non inferiore al corpo 13, fatta eccezione per le note a pie’ di pagina, per le quali è ammesso il corpo 9
L’interlinea non deve essere inferiore al 1,5 punti
Gli editor di testo avanzati, quali Word e Write, consentono la verifica dell’accessibilità del testo redatto e prevedono la segnalazione delle eventuali anomalie, in modo che possano essere facilmente individuate e corrette. Si rimanda, a questo proposito, alle apposite guide dei rispettivi software.
D’altra parte, la conversione in PDF di un documento accessibile non sempre garantisce l’accessibilità del documento derivato.
Dopo avere effettuato la conversione, pertanto, è opportuno controllarne l’accessibilità al fine di verificare che la conversione abbia mantenuto i “tag”, l’ordine di esposizione, i testi alternativi alle immagini, i “tag” semantici delle tabelle, ecc.
Si consiglia anche di effettuare una lettura del documento PDF con un lettore di schermo, come ad esempio Jaws, VoiceOver, NVDA, per verificare se sussistono delle inesattezze o se appaiono parole poco comprensibili alla lettura vocale.