La selezione è il momento valutativo che, pur non intaccando la complessità e l’unitarietà dell’archivio, procede all’individuazione dei documenti strumentali e transitori da destinare alla distruzione fisica ed a evidenziare i nessi fra i documenti essenziali, da conservare permanentemente
Pertanto, l’eliminazione di taluni documenti deve essere preceduta dalla valutazione delle procedure di produzione documentaria, in modo che vengano assicurati la comprensione dell’attività dell’ente produttore e il mantenimento delle attestazioni di diritti (1)
Il procedimento di scarto documentale
Lo scarto documentale – a differenza dell’operazione di sfoltimento – è un procedimento riguardante l’archivio di deposito, tassativamente subordinata all’autorizzazione(2) della Soprintendenza archivistica e bibliografica per la Toscana, rilasciata previa comunicazione dell’elenco degli atti di cui si propone l’eliminazione
Massimario di scarto
Il massimario di scarto è uno strumento volto ad agevolare le operazioni di scarto preliminari al trasferimento della documentazione all’archivio di deposito, attraverso l’individuazione delle tipologie documentali riferibili ai diversi procedimenti di competenza della AOO
Data la complessità dell’attività amministrativa svolta dalla AOO e la molteplicità di tipologie documentali prodotte, il massimario deve essere inteso come strumento orientativo e non esaustivo
Il massimario di scarto, nell’ambito del presente manuale, è integrato nel prontuario di classificazione, fascicolazione e conservazione, appositamente concepito per accorpare i rispettivi piani
In caso di dubbi in merito alla conservazione o eliminazione di un documento, il responsabile della conservazione, sentito il responsabile della gestione documentale, interpella preventivamente la Sovrintendenza archivistica e bibliografica della Toscana
Scarto di documenti analogici
Il responsabile UOR, avvalendosi del repertorio dei fascicoli e coadiuvato dal responsabile del servizio archivio e protocollo, inoltra al responsabile della conservazione la proposta di scarto documentale, conforme al piano di conservazione. La proposta è redatta secondo il modello predisposto dalla Sovrintendenza archivistica e bibliografica della Toscana, completa delle specifiche richieste
Tale proposta, corredata del parere del responsabile della conservazione, viene quindi sottoposta al vaglio del Responsabile della gestione documentale. Quest’ultimo, sentito – se ritenuto necessario – il responsabile della protezione dati, rimette al dirigente competente le proprie considerazioni in merito alla proposta di scarto affinché disponga conseguentemente con atto formale
La determinazione dirigenziale è quindi trasmessa alla Sovrintendenza archivistica e bibliografica della Toscana unitamente all’elenco dei fascicoli destinati alla distruzione e all’indicazione delle modalità prescelta per la distruzione dei documenti (3)
La Sovrintendenza, a sua volta, acquisisce il nulla-osta del Ministero dell’Interno(4) in ordine al controllo sulla eventuale presenza di atti riservati, contenenti dati relativi alla politica interna o estera dello Stato o dati personali particolari o “sensibili”
Una volta autorizzato lo scarto, l’operazione è rimessa alla conduzione del responsabile del servizio archivio e protocollo, che provvederà ad affidare ad un soggetto esterno, opportunamente selezionato, il servizio di materiale distruzione dei documenti, dietro rilascio di relativo verbale di corretta esecuzione. Copia del verbale è trasmessa alla Sovrintendenza archivistica e bibliografica competente
Il fascicolo documentale relativo al processo di scarto documentale è soggetto a conservazione illimitata
Scarto di documenti informatici
Il soggetto produttore, nel formare i documenti o le loro aggregazioni, correda l’oggetto informatico dei metadati relativi ai tempi di conservazione. In caso di mancata indicazione, la conservazione si intende illimitata.
Questa informazione consente al responsabile del servizio di conservazione di collaborare alle operazioni di selezione e scarto del materiale archivistico tramite la generazione dell’elenco dei pacchetti di archiviazione contenenti i documenti destinati allo scarto, nel rispetto di quanto stabilito dal piano di conservazione
L’elenco è comunicato al responsabile della conservazione che, a sua volta, lo trasmette al responsabile della gestione documentale
Quest’ultimo, sentito – se ritenuto necessario – il responsabile della protezione dati, rimette al dirigente competente le proprie considerazioni in merito alla proposta di scarto affinché disponga conseguentemente con atto formale. La determinazione dirigenziale è quindi trasmessa alla Sovrintendenza archivistica e bibliografica della Toscana unitamente all’elenco dei fascicoli destinati alla distruzione. Naturalmente, l’autorizzazione della Sovrintendenza archivistica presuppone il nulla-osta del Ministero dell’Interno in ordine al controllo sulla eventuale presenza di atti riservati, contenenti dati relativi alla politica interna o estera dello Stato o dati personali particolari o “sensibili”
E’ onere del soggetto produttore, nella persona del responsabile della gestione documentale, comunicare formalmente al responsabile del servizio di conservazione la lista dei documenti di cui è stata autorizzata l’eliminazione, inviando copia del documento di autorizzazione allo scarto. La piena efficacia dell’operazione si avrà al momento dell’aggiornamento delle copie di sicurezza del sistema
Il servizio procederà di conseguenza ad attestare al titolare l’avvenuta eliminazione della documentazione soggetta a scarto. I documenti e le aggregazioni documentali informatiche espunti dal sistema di conservazione devono essere eliminati anche da tutti i sistemi della AOO titolare
Riferimenti normativi
(1) si veda il “Massimario di scarto dei comuni” proposto da AgID ed elaborato dalla Sovrintendenza archivistica e bibliografica della Toscana ripreso dal presente documento
(2) art. 21, comma 1, lett. d) del Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42
(3) art. 8 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 8 gennaio 2001, n. 37
(5) art. 4 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 30 dicembre 1975, n. 854