Nel caso in cui, per cause eccezionali e strordinarie, non sia possibile avvalersi del sistema informatico di gestione documentale per espletare le ordinarie attività di protocollazione, il responsabile della gestione documentale dispone, con proprio atto, l’attivazione del registro di emergenza. Lo stesso documento riporta gli estremi dell’atto istitutivo
Il registro di emergenza è istituito in modalità informatica off line – quando tecnicamente possibile – altrimenti in modalità cartacea, servendosi dello schema allegato al presente manuale
L’atto d’istituzione del registro d’emergenza deve essere corredato da congrua motivazione e riportare con esattezza data e ora di attivazione del registro, nonché quelle di ripristino delle funzionalità del sistema, se ragionevolmente prevedibili. Il registro d’emergenza, numerato in ordine progressivo, può protrarsi oltre le ventiquattro ore solo in casi di eccezionale gravità, e mai oltre una settimana.
Decorsa una settimana di regime straordinario, il registro corrente è chiuso e ne viene istituito uno nuovo, conseguentemente numerato, secondo le modalità illustrate in precedenza. Eventuali successive proroghe seguono le regole enunciate
Al termine dell’emergenza, il responsabile della gestione documentale dà formale comunicazione della data e dell’ora di ripristino delle funzionalità del sistema, chiudendo contestualmente il registro d’emergenza