Premessa
Il presente manuale di conservazione è parte integrante del manuale di gestione documentale
La AOO comune di Collesalvetti, al fine di assolvere correttamente l’esigenza di assicurare la conformità agli originali dei documenti conservati, nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione (1), si avvale di un conservatore esterno in possesso dei requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione previsti da AgID (1-bis)
In questo quadro, il presente manuale di conservazione opta per un parziale rinvio alle parti di competenza del manuale del conservatore esterno per tutto quanto concerne i contenuti essenziali (2), assumendo l’onere degli adempimenti rimessi espressamente alla disciplina del titolare (3), di seguito elencati:
- individuazione e pubblicazione dei tempi di versamento
- individuazione delle tipologie documentali trattate
- descrizione dei metadati utilizzati nel processo di conservazione
- descrizione delle modalità di trasmissione dei pacchetti di versamento
- definizione delle tempistiche di selezione e scarto dei propri strumenti informatici
Organizzazione del processo di conservazione
Premesso il richiamo al punto 6 “Struttura organizzativa per il servizio di conservazione” del manuale del conservatore per quanto concerne l’illustrazione dell’organizzazione propria del fornitore del servizio, il titolare precisa che il processo di conservazione interessa e coinvolge i seguenti soggetti e ruoli interni alla propria organizzazione:
Soggetti coinvolti nel processo di conservazione
Modello di funzionamento
Il sistema di conservazione è composto da:
- componenti logiche e tecnologiche: informazioni e dati, prodotti e servizi di software installati presso il conservatore e presso il produttore. Tutte le funzionalità offerte dal sistema di conservazione sono erogate in modalità SaaS. L’elenco dei software implementati dal conservatore ai fini dell’erogazione del servizio di conservazione è parte del Information Security Management System;
- componenti fisiche: architettura informatica aziendale, intesa in tutte le sue componenti hardware e di rete (aziendale ed esterne). Ancora una volta, la descrizione delle componenti fisiche del sistema di conservazione è rimessa al Information Security Management System;
- procedure di gestione e di evoluzione: procedure di produzione del software aziendale e della sua manutenzione, procedure di conservazione, procedure di audit e di riesame interno.
Descrizione del processo di conservazione
La descrizione dettagliata del complesso di regole, procedure e tecnologie poste in essere al fine di garantire l’autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici e dei documenti amministrativi informatici è rimessa al Punto 8 – Processo di conservazione del manuale del conservatore
La responsabilità relativa ai contenuti, correttezza e completezza dei dati e dei documenti versati nel sistema di conservazione è ad esclusivo carico del soggetto produttore
Il referente per i documenti inviati in conservazione dalla AOO è il responsabile della gestione documentale, mentre il referente tecnico ha il compito di presidiare le attività infrastrutturali e di concordare e sottoscrivere gli allegati tecnici dell’accordo di servizio
Tipologie documentali trattate e tempi di versamento
La tabella riepilogativa delle tipologie documentali soggette a conservazione, completa dei tempi di versamento, è parte integrante del contratto di adesione al servizio
Metadati trattati
Il sistema di conservazione consente di gestire tutti i metadati obbligatori previsti dalla normativa vigente (5), per una illustrazione dei quali si rimanda all’apposita sezione del manuale di gestione documentale
Modalità di trasmissione dei pacchetti di versamento
Per quanto concerne le modalità di trasferimento dei documenti nell’archivio, si precisa che la AOO si avvale del canale web service, inteso quale sistema software progettato per supportare l’interoperabilità tra diversi elaboratori in un contesto distribuito
Gli oggetti della conservazione sono trattati in pacchetti informativi
Selezione e scarto dei documenti informatici
Lo scarto dei pacchetti di archiviazione avviene sulla base di quanto stabilito dal contratto di servizio e del presente manuale di gestione e conservazione documentale. L’operazione viene eseguita tramite una procedura di distruzione sicura dei dati, in linea con la vigente normativa in materia di protezione dei dati personali
Si rimanda all’apposita sezione del manuale di gestione documentale per quanto stabilito in ordine alla disciplina dello scarto di documenti informatici
Infrastrutture utilizzate
Il sistema di conservazione a norma Enerj, utilizzato dal comune di Collesalvetti, è erogato in modalità cloud, nel rispetto dei requisiti previsti dalle specifiche tecniche dettate da AgID(6)
Il sistema di conservazione di cui si avvale il comune di Collesalvetti è realizzato nel rispetto del principio di integrità e riservatezza, nonché dei principi di protezione by design e by default previsti dagli articoli 25 e 32 del Regolamento UE 679/2016
Il dettaglio delle architetture e infrastrutture, nonché delle componenti logiche e fisiche del sistema, è descritto dal manuale del conservatore
Misure di sicurezza
Le misure di sicurezza a tutela dell’integrità e della disponibilità del sistema di conservazione sono dettagliatamente disciplinate dal punto 10 – Monitoraggio e controlli del contratto di servizio, cui si rimanda integralmente
Verifica del funzionamento del sistema di conservazione
Le modalità di espletamento delle verifiche obbligatorie riguardo al corretto funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione sono dettagliatamente disciplinate dal punto 10.3 Verifica dell’integrità degli archivi del contratto di servizio, cui si rimanda integralmente