Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa integra i requisiti del documento amministrativo (1)
Il carattere amministrativo è attribuito al documento in ragione della finalità di interesse pubblico perseguita dal soggetto produttore – indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica dell’attività posta in essere da quest’ultimo – ed ad esso si applicano le stesse regole valide per il documento informatico
Sebbene il documento amministrativo possa assumere sia formato analogico che informatico, è doveroso ricordare che gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale (2)
La pubblica amministrazione forma gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione documentale oppure acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni (3) nelle modalità previste dal CAD (3.1) (3.2) (3.3). Pertanto, l’AOO produce documenti amministrativi informatici esclusivamente secondo il processo di formazione illustrato nel presente manuale, in quanto idoneo a garantirne le imprescindibili caratteristiche di immodificabilità e di integrità